Jak przygotować się do wdrożenia e-Doręczeń?

W tym artykule znajdziesz:

• praktyczne informacje o tym czym jest system e-Doręczeń, a także kogo dotyczy
• harmonogram wdrożenia systemu
• potencjalne wyzwania wynikające z wprowadzenia e-Doręczeń w firmie
• przedstawienie automatyzacji obsługi systemu e-Doręczeń

Czym są e-Doręczenia?

Chociaż e-Doręczenia nie są nowością w Polsce – system jest stopniowo wprowadzany od 2023 roku – to temat stanie się ważny dla większości przedsiębiorstw w Polsce.

E-Doręczenia to nowy sposób obiegu dokumentów między firmami a instytucjami państwowymi. Wedle oficjalnych materiałów Ministerstwa Cyfryzacji, jest to “elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.” 

Co ważne, założeniem tego projektu jest zastąpienie papierowej korespondencji urzędowej, jak również systemu ePUAP. Pomysł jest efektem rozporządzenia unijnego oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych.W praktyce wszystkie podmioty objęte systemem e-Doręczeniem będą wpisywać adresy do tzw. BAE – bazy adresów elektronicznych – czyli publicznego rejestru adresów służących do komunikacji. Nie będą to jednak istniejące adresy e-mail, a nowe, utworzone w systemie.

Czy e-Doręczenia dotyczą mojej firmy?

W skrócie – tak.

Obowiązek rejestracji adresu kontaktowego w BAE oraz wprowadzenia e-Doręczeń dotyczy wszystkich firm w Polsce. W zależności od daty utworzenia firmy (a dokładniej wpisu w KRS lub CEiDG), Twoje przedsiębiorstwo może mieć jeszcze kilka miesięcy lub tygodni na wdrożenie. Z obowiązku zwolnione będą osoby prywatne, aczkolwiek także obywatele będą zachęcani do tego sposobu komunikacji z urzędami.

Poniżej zamieściliśmy harmonogram terminów wdrożeń, w którym znajdziesz swoją datę obowiązywania e-Doręczeń w Twojej firmie.

Potencjalne wyzwania związane z wdrażaniem e-Doręczeń

Chociaż system e-Doręczeń ma kilka ważnych technologicznych zalet, do których należą np. wyższy poziom integralności danych, czy też dostęp do wiarygodnych dokumentów, najważniejszą z nich ma być przede wszystkim wygoda. W dobie, gdy wiele biznesów na stałe pozostała w trybie pracy zdalnej po pandemii COVID-19, to rozwiązanie ułatwia procesowanie spraw związanych z organizacjami sektora publicznego. Pracownicy nie będą zmuszeni załatwiać spraw na poczcie, lub wysyłać wszystkich dokumentów tradycyjną ścieżką.

Dodatkowo, jak czytamy na stronie poświęconej projektowi e-Doręczeń, system będzie rozszerzany o zewnętrznych dostawców (obecnie jest nim Poczta Polska), którzy będą mogli uruchomić usługę doręczenia elektronicznego (więcej o kwalifikowanych dostawcach usług znajdziesz na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu).

Co ciekawe, istnieje także benefit w postaci obniżonych kosztów. Wedle portalu ITwiz, przeciętny koszt e-doręczenia to ok. 2,20 zł, a nadanie tradycyjnego listu to ok. 9 zł.

Mimo tego, że e-Doręczenia to ważny krok w kierunku digitalizacji państwa, każdy nowy system może prowadzić do tworzenia się nowych problemów w firmie. Kilka z nich zostało opisanych poniżej.

• Dostarczenie domniemane – system e-Doręczeń automatycznie klasyfikuje każdą wiadomość, która trafia na skrzynkę, jako doręczoną po upływie 14 dni. W praktyce będzie to oznaczać potrzebę codziennej, bieżącej pracy z nowym systemem. W dużych firmach to spore wyzwanie, oznaczające nawet dedykowane osoby, których zadaniem będzie bieżąca obsługa przychodzącej korespondencji.
• Możliwe “zapchanie” skrzynki – w zależności od specyfiki działalności przedsiębiorstwa, komunikatów wpadających na skrzynkę może być wiele. W efekcie, tak jak zwykła skrzynka mailowa, także ta w systemie e-Doręczeń może być przepełniona. Przekłada się to na umykające terminy oraz ważne dokumenty i komunikaty, które nie trafiły na czas na odpowiednie biurko. Wiele firm nie może pozwolić sobie na taką blokadę przepływu informacji. 
• Niestabilność techniczna systemu – błędy wynikające z obciążenia systemu, a także zapewnienie ciągłości usługi mogą mieć wpływ na dostarczalność dokumentów, w tym załączników. To nie tylko wyzwanie po stronie urzędów, ale także kwestia optymalizacji pracy (np. dopasowania się do godzin prac nad systemem).
• Potrzeba przeszkolenia zespołu i zbudowania nowych procesów – szczególnie firmy, które nie inwestowały w adaptowanie działalności w przestrzeni digitalowej, mogą mieć początkowo problemy ze sprawną obsługą systemu.

Jak automatyzacja dokumentów pomaga w obsłudze e-Doręczeń

Automatyzacja dokumentów to nowoczesny sposób na usprawnianie zadań, w których pracownicy pracują z danymi wydobywanymi z dokumentów. To szereg różnych działań, które mogą zawierać digitalizację tradycyjnej korespondencji, automatyczną obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, klasyfikację dokumentów, czytanie danych, jak również przesyłanie ich do systemów wewnętrznych w firmie. Automatyzacje przekładają się na skrócenie czasu pracy z dokumentami, dają większą kontrolę nad kosztami, a także wspierają skalowanie procesów.

W kontekście e-Doręczeń, platforma do automatyzacji może wykonać szereg akcji:

• Klasyfikować przychodzące wiadomości. Pisma, które trafiają do firmy różnią się od siebie, a pierwszy krok ku optymalizacji procesu to odpowiednie określenie rodzaju dokumentu. Automatyzacja w ramach platformy SensID – produktu 4Semantics – pozwala na szybką identyfikację rodzaju pisma
• Odczytywać dane z pism. Konkretne procesy wymagają właściwych danych odczytanych z dokumentów. Platforma automatyzująca pracę z dokumentami znajduje konkretne informacje, nie angażując przy tym pracowników.
• Wspierać dystrybucję informacji. Odczytane dane mogą być wysłane do systemu dziedzinowego, a także trafiać do konkretnych osób przypisanych do procesu, uruchamiając tym samym kolejny krok w załatwieniu sprawy.

Podsumowanie – czy Twoja firma jest gotowa na e-Doręczenia?

Im wcześniej rozpoczniesz wdrażanie e-Doręczeń, tym lepiej dla Twojej firmy. Sam proces założenia adresu to tylko chwila, lecz jego adaptacja może zająć dużo dłużej. Ponadto, planując wdrożenie e-Doręczenia, warto wcześniej zastanowić się nad różnymi sytuacjami, gdy zespół musi przeprocesować konkretne dokumenty.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym jak – w praktyce – wygląda integracja systemu SensID z systemem e-Doręczeń, skontaktuj się z nami.