Firmy oraz instytucje publiczne stoją przed wyzwaniem efektywnego zarządzania korespondencją i sprawami administracyjnymi. Stale zwiększająca się liczba dokumentów, wraz z rosnącym skomplikowaniem procesów to krótka droga do tzw. wąskich gardeł, błędów wynikających z ręcznego procesowania, a także łatwych do uniknięcia kosztów.
Automatyczna obsługa korespondencji i spraw pozwala usprawnić te procesy, zwiększając efektywność organizacji i minimalizując ryzyko pomyłek.
Jednak jak dokładnie działa taka automatyzacja? Jakie technologie są wykorzystywane? I kiedy warto w nią zainwestować?
Na te pytania odpowiadamy w artykule.
Zacznijmy od teorii.
Obsługa korespondencji polega na przetwarzaniu różnego rodzaju dokumentów, których obrót odbywa się zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. To tak naprawdę całość obrotu dokumentów, które trafiają do sekretariatu z różnych źródeł.
Pośród zadań, które należą do obowiązków osób obsługujących korespondencję, znajdziemy np. rejestrowanie dokumentów, przypisywanie ich do odpowiednich spraw, czy też przesyłanie ich do odpowiedniego departamentu.
Często osoby przyjmujące korespondencję pracują z systemami, w których wprowadzane są podstawowe dane, takie jak numer dokumentu, numer sprawy, dane osobowe, dane adresowe oraz inne informacje.
Gdy dokumentów przychodzących jest dużo, stanowi to spore wyzwanie, a także naraża na błędy – niektóre z nich mogą mieć dużą wagę. Przykładowo, źle przypisane dokumenty do sprawy narażają na wyciek danych, opóźnienie w realizacji zapytania lub jego niekompletność.
Wiele z tych problemów adresuje automatyzacja obsługi dokumentów.
Opiera się na zastosowaniu oprogramowania IDP (ang. Intelligent Document Processing), które przejmuje powtarzalne zadania związane z przyjmowaniem, przetwarzaniem i archiwizacją korespondencji. Taką platformą jest SensID, która została opracowana w celu wsparcia firm w automatyzacji dokumentów. Wykorzystuje ona nie tylko OCR oraz NLP, ale także modele sztucznej inteligencji.
Platforma do automatyzacji pracy z dokumentami może wykonywać szereg zadań, skupiając się na wsparciu osób, a nie zastąpieniu ich roli.
Zadania wykonywane w sposób automatyczny to np.:
Automatyzacja korespondencji to pewien sposób myślenia o procesie, w który włączony zostaje platforma IDP. Zobaczmy jak taki proces może działać w praktyce, rozwiązując przypadki prawdziwych sytuacji.
Zgłoszenie szkody firmie ubezpieczeniowej to jeden z najczęściej występujących procesów w branży, który jest – do pewnego stopnia – powtarzalny. Wynika to z faktu potrzeby dostarczenia konkretnych dokumentów, które, chociaż mogą różnić się w zależności od rodzaju zgłoszenia, mają wiele wspólnych mianowników dotyczących wydobywanych informacji.
Klient zazwyczaj musi dostarczyć szczegółowe informacje dotyczące szkody – zestaw dokumentów zawierający opis własności, która uległa szkodzie, opis wydarzenia wraz ze szczegółowym przedstawieniem zakresu szkód, a także konkretne oświadczenia (np. w przypadku kolizji), dane osobowe (z dowodów osobistych, paszportów, dowodu rejestracyjnego, itp.).
Platforma do automatyzacji korespondencji może pomóc w zbieraniu dokumentacji od klienta, przypisywaniu ich do konkretnej sprawy, a także identyfikowaniu nowych zgłoszeń. W efekcie, firma ubezpieczeniowa szybciej przetwarza zapytania, a także posiada bardziej usystematyzowany proces usługi.
Reklamacje także opierają się na zbieraniu konkretnych dokumentów od klienta. W zależności od specyfiki branży oraz rodzaju sprzedawanych produktów lub usług, proces reklamacyjny może być bardzo rozbudowany. Wymagane dokumenty muszą zaś potwierdzać zakup produktu/usługi, a także przedstawiać powód reklamacji, wraz z możliwym rozwiązaniem.
Automatyzacja procesu reklamacji może zawierać krok odczytywania danych, walidacji kompletności dostarczonych dokumentów, a także automatyczne zakładanie spraw lub ich przypisywanie.
Wdrożenie automatycznej obsługi korespondencji i spraw przynosi firmom szereg korzyści.
Oszczędność czasu i kosztów – redukcja pracy manualnej, mniejsze ryzyko błędów i opóźnień w przetwarzaniu istotnych spraw klientów.
Zwiększona efektywność – szybsza obsługa dokumentów, lepsza organizacja procesów.
Lepsza kontrola i audyt – pełna ścieżka dokumentacji, możliwość śledzenia statusu spraw w czasie rzeczywistym.
Większa satysfakcja klientów i interesariuszy – szybsza obsługa zapytań, lepsza komunikacja.
Decydując się na wdrożenie systemu automatyzacji korespondencji i spraw, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
Integracja z istniejącymi systemami – sprawdź, czy rozwiązanie współpracuje z twoim ERP, CRM, ePUAP.
Elastyczność i skalowalność – system powinien dopasowywać się do specyfiki organizacji i rosnąć wraz z jej potrzebami.
Bezpieczeństwo danych – upewnij się, że rozwiązanie spełnia standardy cyberbezpieczeństwa.
Automatyczna obsługa korespondencji i spraw to kluczowy krok w stronę cyfryzacji i efektywnego zarządzania dokumentami. Firmy i instytucje, które zdecydują się na wdrożenie takiego rozwiązania, zyskują nie tylko oszczędności, ale także większą kontrolę nad procesami i lepszą obsługę interesariuszy.
Platforma SensID jest doskonałym rozwiązaniem dla firm szukających optymalizacji ich procesów, w których codziennie dostarczane są nowe rodzaje dokumentów. Dowiedz się więcej o tej usłudze.
Jeśli szukasz takiego rozwiązania, zapraszamy do kontaktu.
