Gdy towary podróżują na duże odległości, nadawca i odbiorca często pytają o aktualny status transportu. Przesyłają zapytania zawarte w treści e-maila albo w załączniku. Nie zważając na strefę czasową oczekują dostępności przez siedem dni w tygodniu, przez cały rok. Szczególnie w czasie wzmożonego ruchu związanego ze świętami lub szybkim transportem sezonowych produktów.
Większość zapytań o status przesyłki czy dostępność kuriera nie wymaga podejmowania decyzji, tylko szybkiego wykonania serii powtarzalnych czynności. Problem pojawia się jednak, gdy zapytań jest bardzo dużo lub ich ilość podlega znacznym wahaniom z dnia na dzień. Twoi pracownicy wykonują nieskomplikowane zadanie: otwierają kolejne wiadomości, sprawdzają w systemie, jaka jest odpowiedź na pytanie klienta i wklejają odpowiedź w treść wiadomości załączając firmowe pozdrowienia.
Z badań wynika jednak, że średni czas odpowiedzi na zapytanie wynosi aż 12 godzin. Podczas gdy prawie połowa klientów spodziewa się, że będzie on krótszy niż 4 godziny, a 12% z nich uważa, że 15 minut to maksymalny czas oczekiwania na wiadomość.
W przypadku próśb o przekierowanie sprawa staje się bardziej skomplikowana. Czy nowy adres, pod który ma zostać dostarczony towar, mieści się w obszarze obsługiwanym przez Twoją flotę? Czy zmiana adresu doręczenia jest jeszcze możliwa? Przy takich zapytaniach trafność reakcji zależy w ogromnej mierze od czasu, w jakim zostanie udzielona odpowiedź.
Problemy z przetwarzaniem dokumentów w logistyce, transporcie i spedycji wiążą się jednak nie tylko z obsługą kontrahentów. Równie ważny jest porządek i szybkość przetwarzania dokumentów wewnętrznych. A także zarządzanie urzędowymi pismami, których treść musi zostać wprowadzona do firmowego systemu, aby płynnie i zgodnie z prawem zarządzać transportem towarów.
Automatyzacja zaczyna się w momencie, w którym przyjmujesz zlecenie na przewóz. Samo wprowadzenie danych do systemu może trwać krócej niż mgnienie oka. Obędzie się również bez nadzoru pracownika. Zaś dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji dokumenty nie muszą trzymać się ściśle określonego formatu. Wystarczy, że zdefiniujesz ich różne standardy. Możesz samodzielnie zmienić je później. Na przykład dostosować pola dokumentu do bieżących potrzeb, albo zmienić lub dodać rodzaj poszukiwanych przez system informacji.
Inteligentne Przetwarzanie Dokumentów sprawdza się nie tylko tam, gdzie można ustalić reguły, a pytania dotyczące danych lub zamówień nie muszą być zadawane w ustrukturyzowany, formalny sposób. SensID Cognitive Automation rozpoznaje kluczowe informacje zawarte w tekście zapytania, a następnie przechodzi do sprawdzenia ich statusu w bazie danych. Dzięki temu możesz zautomatyzować odpowiedzi na pytania zadawane w potocznym języku i zawierające dane wpisywane w różnych formatach.
Automatyczne sprawdzanie dostępności kuriera w kalendarzu, udzielanie informacji o aktualnym statusie przesyłki czy terminie doręczenia to ogromna oszczędność. Skracając czas odpowiedzi na pytanie spełniasz światowe standardy obsługi. Zaś Twoi pracownicy mogą w tym czasie zajmować się bardziej skomplikowanymi zadaniami, które pozwolą Ci ciągle podnosić jakość obsługi najbardziej wymagających klientów.
